La création d’une société à Hong Kong est généralement simple et directe lorsque sa structure est clairement définie et que tous les documents nécessaires sont bien préparés. Les clients font souvent appel à des services d’assistance juridique et aux entreprises pour le processus de constitution et, surtout, pour assurer le suivi de la société après sa création.
Les honoraires professionnels pour constituer une société hongkongaise s’élèvent généralement à environ 1 500 USD, débours compris. Les services incluent habituellement la constitution de la société, l’impression des statuts, la préparation du dossier de société, la rédaction du procès-verbal de la première réunion du conseil d’administration, le dépôt du formulaire de constitution auprès du Registre des sociétés, l’émission des certificats d’actions, la commande des cachets et du sceau de la société, ainsi que l’obtention du certificat d’enregistrement commercial. Les frais d’enregistrement commercial s’élèvent actuellement à 2 350 HKD par an.
Pour commencer le processus de constitution, le client doit proposer trois noms qu’il souhaiterait utiliser pour la nouvelle entité. Le prestataire vérifiera ensuite leur disponibilité et recherchera d’éventuelles sociétés portant un nom identique ou très similaire. Il est utile de fournir trois options, car le premier choix n’est pas toujours disponible. Une fois un nom approprié confirmé, la constitution peut se poursuivre. Veuillez noter que le nom anglais de toute société à responsabilité limitée hongkongaise doit se terminer par le mot « Limited ». Il est également possible de modifier le nom de la société à tout moment après sa constitution.
Le délai de constitution varie selon la structure de la société. Si celle-ci ne comprend aucune société constituée hors de Hong Kong, la procédure ne prend généralement que quelques jours ouvrables après réception de toutes les informations et de tous les documents nécessaires. En revanche, si la structure comprend une société constituée hors de Hong Kong, le délai peut atteindre dix jours ouvrables ou davantage, car d’autres documents doivent être examinés et préparés.
Toute société privée hongkongaise doit compter au minimum :
un administrateur personne physique : il peut être de n’importe quelle nationalité et n’est pas tenu de résider à Hong Kong ;
un actionnaire : il peut s’agir d’une personne physique ou morale ;
un secrétaire de société : il peut s’agir d’un résident de Hong Kong possédant des connaissances suffisantes en droit et administration des sociétés pour exercer cette fonction, ou d’une société de secrétariat constituée à Hong Kong et titulaire d’une licence de prestataire de services aux trusts ou aux sociétés (TCSP).
Il convient de noter que l’administrateur unique peut également être l’actionnaire unique de la société, mais qu’il ne peut pas en être simultanément le secrétaire. Les propriétaires préfèrent donc souvent désigner une société professionnelle de secrétariat pour exercer cette fonction et les aider à assurer la conformité permanente de la société.
La société doit également disposer d’un siège social correspondant à une adresse physique à Hong Kong et fourni par un prestataire de services aux trusts ou aux sociétés titulaire d’une licence TCSP. Les boîtes postales ne sont pas acceptées. Pour des raisons pratiques et d’efficacité, le prestataire TCSP agréé exerce généralement aussi la fonction de secrétaire de société, et l’adresse du siège social est établie chez lui.
Pour constituer la société, les parties concernées doivent fournir des copies certifiées conformes de certains documents. Chaque actionnaire personne physique, administrateur personne physique et bénéficiaire effectif doit généralement présenter une preuve d’identité, par exemple une copie d’une carte d’identité hongkongaise ou d’un passeport, un justificatif de domicile, comme un relevé bancaire ou une facture de services publics datant de moins de trois mois, ainsi qu’une carte de visite si disponible.
En présence d’un actionnaire personne morale ou d’un administrateur personne morale, des copies certifiées conformes des documents de cette entité sont généralement exigées. Il s’agit normalement du certificat de constitution, du certificat d’enregistrement commercial le cas échéant, de l’acte constitutif et des statuts, du registre des administrateurs, du registre des membres, de l’organigramme et de la dernière déclaration annuelle le cas échéant. Ces documents confirment la propriété, la direction et la structure de la personne morale participant à la nouvelle société hongkongaise.
Un formulaire d’instructions de constitution dûment rempli et signé est également requis. Il fournit les principales informations nécessaires à la préparation et au dépôt corrects des documents de constitution, notamment le nom de la société, les administrateurs, les actionnaires, les bénéficiaires effectifs, la répartition du capital, le secrétaire de société et les coordonnées du siège social.
Les copies certifiées conformes des documents originaux doivent être certifiées par un avocat externe, un notaire, un secrétaire agréé, un expert-comptable agréé, un juge de paix, ou un représentant d’une ambassade, d’une administration publique, d’un consulat ou d’un haut-commissariat du pays ayant délivré la pièce d’identité. Préparer correctement les documents certifiés dès le départ permet d’éviter des retards dans la procédure de constitution.
Après sa constitution, la société hongkongaise doit respecter des obligations annuelles. Une société privée hongkongaise dotée d’un capital social doit déposer sa déclaration annuelle auprès du Registrar of Companies dans les 42 jours suivant l’anniversaire de sa constitution. Elle doit également renouveler chaque année son certificat d’enregistrement commercial, tenir une assemblée générale annuelle lors de chaque exercice successif, sous réserve d’exceptions limitées, établir chaque année des comptes audités et déposer, lorsque nécessaire, la déclaration fiscale de l’employeur et la déclaration d’impôt sur les bénéfices.
Une société de secrétariat assure le suivi de la société hongkongaise après sa constitution et veille à sa conformité. Le coût annuel dépend des services requis. Dans le cas le plus courant, où seuls les services de secrétaire de société et de siège social sont nécessaires, les honoraires annuels s’élèvent généralement à quelques milliers de dollars hongkongais, hors frais administratifs. D’autres services peuvent être organisés selon les besoins de la société, notamment la tenue des comptes, l’organisation de l’audit, les déclarations fiscales, la gestion de la paie et des cotisations au MPF, l’assurance contre les accidents du travail, l’enregistrement d’un nom de domaine et de comptes de messagerie, le développement d’un site Internet et le dépôt de marques.
La constitution n’est que la première étape. Une fois la société créée, il est important de la maintenir en règle et de veiller à ce que toutes les déclarations et tous les renouvellements soient effectués à temps. Une société de secrétariat peut prendre en charge le dépôt de la déclaration annuelle, le renouvellement de l’enregistrement commercial, la tenue des registres légaux, les modifications de la société, les résolutions du conseil d’administration et d’autres questions de conformité.
Si vous envisagez de créer une société à Hong Kong, il est utile de consulter une société de secrétariat avant de commencer. Elle peut vérifier les noms proposés, expliquer les documents nécessaires, préparer les documents de constitution et vous aider à remplir les obligations annuelles après la création. Vous pouvez consulter AsiaXPAT (hongkong.asiaxpat.com) pour rechercher des sociétés de secrétariat et comparer les prestataires avant de choisir celui qui convient à votre entreprise.
La création d’une société à Hong Kong est généralement simple et directe lorsque sa structure est clairement définie et que tous les documents nécessaires sont bien préparés. Les clients font souvent appel à des services d’assistance juridique et aux entreprises pour le processus de constitution et, surtout, pour assurer le suivi de la société après sa création.
Les honoraires professionnels pour constituer une société hongkongaise s’élèvent généralement à environ 1 500 USD, débours compris. Les services incluent habituellement la constitution de la société, l’impression des statuts, la préparation du dossier de société, la rédaction du procès-verbal de la première réunion du conseil d’administration, le dépôt du formulaire de constitution auprès du Registre des sociétés, l’émission des certificats d’actions, la commande des cachets et du sceau de la société, ainsi que l’obtention du certificat d’enregistrement commercial. Les frais d’enregistrement commercial s’élèvent actuellement à 2 350 HKD par an.
Pour commencer le processus de constitution, le client doit proposer trois noms qu’il souhaiterait utiliser pour la nouvelle entité. Le prestataire vérifiera ensuite leur disponibilité et recherchera d’éventuelles sociétés portant un nom identique ou très similaire. Il est utile de fournir trois options, car le premier choix n’est pas toujours disponible. Une fois un nom approprié confirmé, la constitution peut se poursuivre. Veuillez noter que le nom anglais de toute société à responsabilité limitée hongkongaise doit se terminer par le mot « Limited ». Il est également possible de modifier le nom de la société à tout moment après sa constitution.
Le délai de constitution varie selon la structure de la société. Si celle-ci ne comprend aucune société constituée hors de Hong Kong, la procédure ne prend généralement que quelques jours ouvrables après réception de toutes les informations et de tous les documents nécessaires. En revanche, si la structure comprend une société constituée hors de Hong Kong, le délai peut atteindre dix jours ouvrables ou davantage, car d’autres documents doivent être examinés et préparés.
Toute société privée hongkongaise doit compter au minimum :
un administrateur personne physique : il peut être de n’importe quelle nationalité et n’est pas tenu de résider à Hong Kong ;
un actionnaire : il peut s’agir d’une personne physique ou morale ;
un secrétaire de société : il peut s’agir d’un résident de Hong Kong possédant des connaissances suffisantes en droit et administration des sociétés pour exercer cette fonction, ou d’une société de secrétariat constituée à Hong Kong et titulaire d’une licence de prestataire de services aux trusts ou aux sociétés (TCSP).
Il convient de noter que l’administrateur unique peut également être l’actionnaire unique de la société, mais qu’il ne peut pas en être simultanément le secrétaire. Les propriétaires préfèrent donc souvent désigner une société professionnelle de secrétariat pour exercer cette fonction et les aider à assurer la conformité permanente de la société.
La société doit également disposer d’un siège social correspondant à une adresse physique à Hong Kong et fourni par un prestataire de services aux trusts ou aux sociétés titulaire d’une licence TCSP. Les boîtes postales ne sont pas acceptées. Pour des raisons pratiques et d’efficacité, le prestataire TCSP agréé exerce généralement aussi la fonction de secrétaire de société, et l’adresse du siège social est établie chez lui.
Pour constituer la société, les parties concernées doivent fournir des copies certifiées conformes de certains documents. Chaque actionnaire personne physique, administrateur personne physique et bénéficiaire effectif doit généralement présenter une preuve d’identité, par exemple une copie d’une carte d’identité hongkongaise ou d’un passeport, un justificatif de domicile, comme un relevé bancaire ou une facture de services publics datant de moins de trois mois, ainsi qu’une carte de visite si disponible.
En présence d’un actionnaire personne morale ou d’un administrateur personne morale, des copies certifiées conformes des documents de cette entité sont généralement exigées. Il s’agit normalement du certificat de constitution, du certificat d’enregistrement commercial le cas échéant, de l’acte constitutif et des statuts, du registre des administrateurs, du registre des membres, de l’organigramme et de la dernière déclaration annuelle le cas échéant. Ces documents confirment la propriété, la direction et la structure de la personne morale participant à la nouvelle société hongkongaise.
Un formulaire d’instructions de constitution dûment rempli et signé est également requis. Il fournit les principales informations nécessaires à la préparation et au dépôt corrects des documents de constitution, notamment le nom de la société, les administrateurs, les actionnaires, les bénéficiaires effectifs, la répartition du capital, le secrétaire de société et les coordonnées du siège social.
Les copies certifiées conformes des documents originaux doivent être certifiées par un avocat externe, un notaire, un secrétaire agréé, un expert-comptable agréé, un juge de paix, ou un représentant d’une ambassade, d’une administration publique, d’un consulat ou d’un haut-commissariat du pays ayant délivré la pièce d’identité. Préparer correctement les documents certifiés dès le départ permet d’éviter des retards dans la procédure de constitution.
Après sa constitution, la société hongkongaise doit respecter des obligations annuelles. Une société privée hongkongaise dotée d’un capital social doit déposer sa déclaration annuelle auprès du Registrar of Companies dans les 42 jours suivant l’anniversaire de sa constitution. Elle doit également renouveler chaque année son certificat d’enregistrement commercial, tenir une assemblée générale annuelle lors de chaque exercice successif, sous réserve d’exceptions limitées, établir chaque année des comptes audités et déposer, lorsque nécessaire, la déclaration fiscale de l’employeur et la déclaration d’impôt sur les bénéfices.
Une société de secrétariat assure le suivi de la société hongkongaise après sa constitution et veille à sa conformité. Le coût annuel dépend des services requis. Dans le cas le plus courant, où seuls les services de secrétaire de société et de siège social sont nécessaires, les honoraires annuels s’élèvent généralement à quelques milliers de dollars hongkongais, hors frais administratifs. D’autres services peuvent être organisés selon les besoins de la société, notamment la tenue des comptes, l’organisation de l’audit, les déclarations fiscales, la gestion de la paie et des cotisations au MPF, l’assurance contre les accidents du travail, l’enregistrement d’un nom de domaine et de comptes de messagerie, le développement d’un site Internet et le dépôt de marques.
La constitution n’est que la première étape. Une fois la société créée, il est important de la maintenir en règle et de veiller à ce que toutes les déclarations et tous les renouvellements soient effectués à temps. Une société de secrétariat peut prendre en charge le dépôt de la déclaration annuelle, le renouvellement de l’enregistrement commercial, la tenue des registres légaux, les modifications de la société, les résolutions du conseil d’administration et d’autres questions de conformité.
Si vous envisagez de créer une société à Hong Kong, il est utile de consulter une société de secrétariat avant de commencer. Elle peut vérifier les noms proposés, expliquer les documents nécessaires, préparer les documents de constitution et vous aider à remplir les obligations annuelles après la création. Vous pouvez consulter AsiaXPAT (hongkong.asiaxpat.com) pour rechercher des sociétés de secrétariat et comparer les prestataires avant de choisir celui qui convient à votre entreprise.
